Der Abrechnungszeitraum ist der Zeitraum, in dem die berechneten Kosten angefallen und etwaige Vorauszahlungen geleistet worden sind. Er grenzt die angefallenen Kosten ein. Nur der Brennstoff, der im Abrechnungszeitraum verbraucht worden ist, darf in Rechnung gestellt werden. Auch dürfen nur die Heiznebenkosten berechnet werden, die im Abrechnungszeitraum angefallen sind.

Wärmezähler sowie Warm- und Kaltwasserzähler sind Messgeräte, die der Eichpflicht unterliegen. Die entsprechenden Nacheichungstermine müssen überwacht werden mit dem Ziel, den Nacheichungsaustausch rechtzeitig durchzuführen. Die Messgeräte dürfen nach Ablauf ihrer jeweiligen Eichgültigkeitsdauer nicht mehr benutzt werden. Es besteht dann für den Betreiber der Messanlage die Gefahr einer Geldbuße nach dem Eichgesetz und der 15%ige Einbehalt der Heiz- bzw. Heiz- und Warmwasserkosten gemäß Heizkostenverordnung § 12, Abs. 1, Satz 4 durch den Mieter.

Der Gebäudeeigentümer braucht seiner Abrechnung keine Belege beizufügen. Zum Prüfungsrecht des Nutzers gehört jedoch das Recht auf Einsicht in die Belege. Bei preisgebundenem Wohnraum ist dies in §29 NMV geregelt. Der Nutzer kann Einsicht in die Originalbelege verlangen und sein Einsichtsrecht durch Dritte ausüben. Er hat keinen Anspruch auf Aushändigung der Originalbelege, kann aber die Überlassung von Fotokopien fordern, wenn er bereits ist, die Kosten hierfür zu erstatten.

Spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums muss der Vermieter die Abrechnung der Heiz- und Hausnebenkosten vorlegen. Diese Verpflichtung kann auch nicht durch den Mietvertrag ausgeschlossen werden. Nach Ablauf der Frist kann der Vermieter keine Nachforderungen mehr stellen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Absatz 3 BGB). Entsprechendes gilt auch für Mieter. Auch sie müssen ihre Einwendungen gegen die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Zugang der Abrechnung dem Vermieter mitteilen.

Neu geregelt ist, dass ab dem Abrechnungsjahr, das nach dem 30. September 1989 beginnt, der Wärmeverbrauch in Gemeinschaftsräumen, wie Flure, Treppenhäuser, Trockenräume, nicht mehr gesondert erfasst werden muss. Das wird damit begründet, dass der auf diese Räume entfallende Energieanteil relativ gering ist. Er wird auf 2 bis 3 % des Gesamtverbrauchs eines Gebäudes geschätzt. Die Verordnung verbietet dem Gebäudeeigentümer andererseits nicht, auch für derartige Gemeinschaftsräume eine gesonderte Verbrauchserfassung zu vereinbaren.

Die Grad-Tag-Zahlen basieren auf der Feststellung, dass im langjährigen Durchschnitt pro Monat ein bestimmter Anteil der Gesamtwärme verbraucht wird. Der Promilleanteil je Monat und Tag ist aus der unten abgedruckten Tabelle zu ersehen. Die Tabelle zeigt den Verbrauch pro Monat im Bundesdurchschnitt.

Der Gebäudeeigentümer ist berechtigt, jedoch nicht verpflichtet, auf die Nebenkosten angemessen Vorauszahlungen zu verlangen. Ein Anspruch auf Vorauszahlung besteht jedoch nur insoweit, als dies vertraglich vereinbart ist. Die Vereinbarung einer Vorauszahlung ist üblich und im Interesse beider Parteien. Der Nutzer wird davor bewahrt, am Ende des Abrechnungszeitraums mit großen Nachzahlungsforderungen belastet zu werden; der Gebäudeeigentümer kann die Vorfinanzierung der Heizkosten vermeiden und das Risiko verringern, dass der Nutzer wegen der Höhe der Nachforderungen seinen Verpflichtungen nicht nachkommen kann oder will.

Bei Neubauten entstehen erhöhte Heizkosten, weil Wände und Decken baubedingt noch feucht sind und trockengeheizt werden müssen. Diese Mehrkosten belaufen sich je nach Fertigstellung des Gebäudes erfahrungsgemäß auf 10 bis 20 % der Gesamtkosten. Wird ein Gebäude im Frühjahr fertiggestellt, kann bis zur nächsten Heizperiode je nach Witterung eine Austrocknung erfolgen, so dass keine oder unbeachtliche Heizmehrkosten entstehen.
Die für die Austrocknung anfallenden Mehrkosten müssen von den Gesamtkosten vor deren Aufteilung abgezogen werden. Der Prozentuale Abzug hat von den ermittelten Gesamtkosten, also auch von den Heiznebenkosten zu erfolgen.